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働き方改革事例(8/30)で業務効率化をすすめる 見える化アイデア事例

2018年9月28日

働き方改革で業務効率化をすすめる 見える化アイデア事例

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効率化30%を実現する ホワイトカラーの業務改善

世の中ではもうその単語を聞かない日がないくらいに「働き方改革」が叫ばれていますよね。

残業を減らそう、休みを取ろう、でも仕事の質は落とさずに! なんてどうやってやるんですか? という話になっています。

今、実際に責任者として企業の企画部門でまさしくやっております。

今回は業務の効率化について書いていきたいと思います。

働き方改革 仕事の業務効率化 どんなアイデアから始める?

働き方改革ってまずはどの組織においても残業抑制とか有休の取得というのがわかりやすい指標なので目標にされがちですよね。

そのためには業務を効率的に行って、生産性をあげようというのもよく聞く話です。

でも結局のところ仕事は減らずに力技で残業禁止の日を作ったり、有休取得を強制したりしているのが実態です。

何かしら働き方改革やりました、業務効率化やりましたと実績はあげるものの、現実はサービス残業でオフィスの横のカフェで仕事を持ち帰っていたり、自宅でやってたりするのもよくある話です。

自宅に仕事を持ち帰るためにわざわざノートパソコンを買う人までいるという新聞記事を読んだこともあります。

どんな効率化だ! と突っ込みたくなりますが、案外ひとごとではないかもしれません。

ですからなかなか上手くいっていない実態を踏まえて、この業務の効率化の活動をデザインしていった経緯から説明していきます。

働き方改革の業務効率化で最初に取り入れたアイデア事例

働き方改革の効率化活動で最初にやったのは、

「そもそもなんで効率化するの?」 というコンセンサスの統一です。

ここで私が伝えたことは会社を辞めたり、病気になったりするような苦しい環境の人を救うということがひとつ。

よく言われる「イキイキと気持ちよく働くことができるようにする」というやつですね。

そしてもう一つが「必ず業績アップにつながる」ということです。

これははっきりと関係者に明確に伝えました。

業務の時間を効率化して、働く時間が短くなる、休暇が取りやすくなるというのはいいことです。

もちろん大切なことなんです。

でもそれらも単に従業員の満足度を上げるだけではなくて、仕事でより成果を上げるため、会社の業績をあげるためであることはしっかり理解していただくように周知徹底しました。

本当に働き方改革の業務効率化くらいで業績があがるのか?

とみなさんかなり懐疑的でしたが、その大号令があるのとないのとでは圧倒的な結果の差が生まれることは目に見えていました。

こうして反対勢力にも必ず業務アップにつなげるという宣言を繰り返し伝えることで「なんのための効率化か?」という点をはっきりさせました。

またこれにより「何を効率化すべきか?」ということもある程度くっきりしてきて、イメージがクリアになりました。

実際に働き方改革というものをやってみると、

そもそも効率化すべき業務を洗い出す為に時間がかかることがあります。

それがコンセンサスが取れていると「業績をあげる仕事以外はなくそう」という発想になります。これは本当に良いです。

若い人の中にはとにかく残業が多くなるのは組織マネジメントの問題で上司の責任と思い込む人もいます。

そのため自分で考えて効率的に仕事をすすめる思考が足りないことも多いです。

この点に気がついてもらうためにも最初は時間をかけて、不満の発散から始めました。

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働き方改革で仕事の業務効率化の前にやるべき現状の整理整頓

効率化の具体的なアクションというのは、効率化すべきものが見えてからしか始められません。

大掃除もそうですが、いきなり「場所をとっているから邪魔!」という理由でソファやテーブルをどんどん捨てるなんてことはあり得ません。

タンスに突っ込まれた古い服や、何年も使っていないおもちゃなどを全部出してみてから、捨てるもの、売るもの、あげるもの、残すものなど分類してか、アクションを起こします。

そんな感じで仕事もまずは棚卸しから始めました。

全員の現在のお仕事をリストアップしてもらって、どれくらいの時間がかかっているのか、どんな難しさがあるのか、何がストレスなのかまで洗いざらい吐き出してもらいました。

これだけでもかなりの見える化になって、棚卸しした当人たちがとても自分の仕事がわかりやすくなったと言っていて面白いなと感じたものです。

そこから組織としてのミッションに照らして業務フローを作って、個人の棚卸しした仕事をピースで当てはめていきます。

すると組織としての重要フローと個人がエネルギー投下しているポイントにズレがあるのがわかります。

そうなると組織として重要な、すなわち業績に効いてくるポイント以外は効率化の対象となり、各個人の業務においても省力化していい部分がみえます。

意外とそんなところに時間をかけていたりするものなのです。

働き方改革の業務効率化のアイデア事例 (組織票作り)

これは上述の個人の業務棚卸しと、組織の業務フローを作る中で思いついたことなのですが、多くの仕事は誰かと関わりながらやっていて、

自分のやる仕事には、前段階からのインプットと後工程へのアウトプットがあります。

そのフローつくりのときに前と後の関係者の組織図があるといいよねという話になりました。

前後で関わる人たちというのはたとえ社内の人であっても「お客様」という概念が成立する関係です。

関わる人に喜んでもらえる仕事をするには切り取った自分たちだけのフローで考えるのではなく、前の組織と後の組織、前の個人とあとの個人というところまでイメージを解像度高く意識できるように明文化していきました。

働き方改革業務効率化まとめブログ

効率化の活動というのは組織の永遠のテーマで、常日頃から意識しているはずなので、ある日特別にワーキンググループで集中議論なんかしても新しいアイディアなんてなかなか出ないと思い込んでいました。

ところが各個人はみなさんそれぞれ考えているとかがあり、思っていたよりもどんどん意見がでてそれもなかなかのクオリティのもので驚きました。

そのときに気をつけたいのはリーダーが聞くだけは聞くけど若手の意見は最後に退けるというやり方をしないことです。

これをやられると若手は先輩に本音を語らなくなります。

ですから一つは超若手のアイディアを採用するとか、

そもそもの目標として、時間を何時間つくる、お金をいくら節約するなどの正確な数値設定がいります。

人材の育成活動以上に業務の効率化は骨が折れるもので、

その辺のマインドの揺れ動きについても関連記事で書いているので読んで参考にしてください。

ここまで読んでいただいた方には大事なので繰り返してお伝えしますが、私の実際の働き方改革推進策を一か月毎日ライブで書いたのがこの記事のシリーズです。

魂を込めて書いているので、ほかの記事にも目を通してみてください。

働き方改革で最初にやることはミッションステートメントの見直し - 人生好転ブログ

必ずなにかのヒントになります。

また全ての働き方改革関連記事の冒頭には役に立った書籍のリンクを貼っています。

先人の知識をまとめて知ることができる書籍は何か新しいことを始めるときに、勇気とパワーを与えてくれて、背中を押してくれます。

この記事の最後にも付録としてオススメ書籍のリンクをいくつか貼っています。

働き方改革は我流で出来るものではありません。

私も何冊も何冊も本を読んで、自分の体内の血液に流し込むつもりで、繰り返し繰り返し読み込みました。

ここまでブログを読んでいただけるほどの熱量の方なら、いますぐ行動に移して、何冊か関連書籍を買ってください。

本は読むだけでは無意味です。

読んだことを即行動に移して意味があるのです。

いますぐ行動できる人なら成功します。

ぜひ一冊でもいいので、バイブルにすべく本を買うことから行動を起こしてみてください。

新しい人生がひらけます!

 


 

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